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Welche Post muss man im Original aufbewahren?

Bei Briefpost müssen wir verschiedene Dinge unterscheiden. Post kommt nicht immer nur auf Papier, weil hier etwa die Schriftform vorgeschrieben wäre. Es ist für viele Unternehmen oft nur bequem, Briefe wie bisher auch weiterhin per Post zu verschicken. In anderen Fällen geht es Unternehmen einfach darum, Ihnen Werbung zu schicken, was teilweise nur dann rechtlich zulässig ist, wenn es per Post geschieht, während Spam-Mails oder SMS oder Chat-Nachrichten wettbewerbsrechtlich unzulässig sind.

Post, die keine Schriftform erfüllt oder dieser nicht bedarf, kann selbstverständlich auch als Scan-Datei aufbewahrt werden. Dies trifft etwa auf Werbung, Info-Briefe oder alle nicht von einer Person unterschriebenen Briefe zu. Diese können somit immer digital aufbewahrt oder empfangen werden.

Sobald wir aber die Schriftform haben, das heißt also, dass jemand unterschrieben hat, stellt sich die Situation etwas anders da.

Der Grund, warum Gesetze die Schriftform anordnen oder sie absichtlich gewählt wird, ist, dass man damit eine Urkunde schafft. Urkunden sind in Prozessen vor Gericht oder im Verwaltungsverfahren als Beweismittel zugelassen und ein recht starkes Beweismittel. Dabei gibt es nur fünf verschiedene Beweismittelarten im Deutschen Zivilprozessrecht (Augenschein, Parteivernehmung, Sachverständige, Zeugen und eben Urkunden). Zeugenaussagen sind oft unzuverlässig, da sich die Zeugen nicht erinnern oder beeinflusst sein könnten. Die Inaugenscheinnahme durch den Richter funktioniert nur bei wahrnehmbaren Dingen (Videos, Gegenstände). Sachverständige sind oft sehr teuer und schwer zu finden und die Parteivernehmung des Gegners im Rechtsstreit ist natürlich das denkbar gefährlichste Beweismittel für einen eigenen Anspruch.

In einem Rechtsstreit kommt es deshalb darauf an, Urkunden, die die eigene Rechtsstellung belegen können, präsentieren zu können. Hierfür braucht man also die Originale und kann nicht nur die digitalen Dateien nutzen.

Allerdings muss man auch hier wieder relativierend anfügen, dass für das jeweilige Verfahren sehr wohl erst eine Datei oder ein Ausdruck davon im Prozess vorgelegt werden kann. Erst wenn der Prozessgegner dessen Inhalt oder Echtheit bestreitet, muss das Original vorgelegt werden. Das ist aber nur sehr selten der Fall. Wenn Sie zurückdenken, wie viele Prozesse sie zuletzt führen mussten und wie oft es auf die Vorlage einer Originalurkunde ankam, ist dies sicher verschwindend gering im Verhältnis zur analogen Post, die sie jährlich bekommen.

Außerdem ist bei der Digitalisierung von Post das Original ja nicht verschwunden. Es liegt lediglich woanders und ist grundsätzlich verfügbar. Auch wenn die Zustellung ein paar Tage dauert, ist das bei einer durchschnittlichen Verfahrensdauer von mehreren Monaten kein Problem.

Im Ergebnis lässt sich also festhalten, dass das Einscannen von analoger Post kein Problem darstellt, solange das Original irgendwo aufbewahrt wird. Weder der Gesetzgeber verbietet den Scan noch ergeben sich in dem Nutzen der Dokumente und Urkunden Probleme für die Verwendung als digitale Datei, die unlösbar wären.