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Original notwendig oder reicht Scan? Beispiele von am häufigsten nachgefragten Dokumentenarten

Viele fragen sich, welche Dokumente sie im Original aufbewahren müssen, oder ob ein Scan ausreicht. Hier finden Sie Informationen zu den am häufigsten nachgefragten Dokumentenkategorien:

 

Beispiel behördliche Briefe

Zahlreiche behördlichen Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt worden sind, können einfach digital aufbewahrt werden. Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz, ausnahmsweise die Möglichkeit die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, so dass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist.

 

Beispiel Wohnungsmietvertrag:

Für den Mietvertrag über eine Wohnung sieht das Gesetz keine zwingende Schriftform vor. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben worden sein. Falls nicht, gilt er aber trotzdem gem. § 550 BGB aber für unbestimmte Zeit.

Trotzdem werden die meisten Menschen einen schriftlichen Mietvertrag haben. Einfach weil man so die Bedingungen des Mietvertrages in einem Streitfall leichter nachweisen kann. Es hindert Sie keine Vorschrift diesen einzuscannen. Es ist auch keine Urkundenverfälschung oder Veränderung, die strafrechtlich relevant sein könnte (§§ 267 ff. Strafgesetzbuch), weil sie eine echte Urkunde nicht verfälschen und diese auch nicht zur Täuschung im Rechtsverkehr benutzen wollen.

Wenn Sie sich aber über das Mietverhältnis im Prozess vor Gericht auseinandersetzen (etwa über die Zulässigkeit einer Mieterhöhung), können Sie zunächst eine digitale Kopie als Anlage zu einem Schriftsatz bei Gericht einreichen. Erst wenn der Vermieter im Prozess bestreitet, dass es der richtige Mietvertrag sei oder dort etwas anderes drinstehe, müssten Sie die Originalurkunde (Ihr unterschriebenes Exemplar) heraussuchen und diese mit zu Gericht bringen, damit der Richter und der Vermieter diese in Augenschein nehmen können. Falls dann immer noch Zweifel bestehen, würde eine Handschriftengutachten der Unterschriften benötigt werden.

 

Beispiel Geburtsurkunde:

Ein weiteres vermutlich sehr seltenes Beispiel ist der Umgang mit Geburtsurkunden. Diese werden typischerweise im Original immer im Standesamt belassen und man selbst benötigt nur eine amtlich beglaubigte Abschrift der Geburtsurkunde, etwa zur Anmeldung zur Eheschließung. Die beglaubigte Abschrift bekommen Sie zugeschickt oder müssen sie abholen. Auch diese dürfen Sie Einscannen, etwa um für sich eine Kopie zu haben. Aber vorlegen müssen Sie die Abschrift im Original. Allerdings kommt die Anmeldung zur Eheschließung ja recht selten vor.

 

Beispiel Diplome, Zeugnisse:

Genauso verhält es sich mit Diplomen oder Zeugnissen. Diese können ebenfalls einfach eingescannt werden und bei Bewerbungen zunächst als Datei beigefügt werden. Erst bei Abschluss des Arbeitsvertrages wollen einige Arbeitgeber die Originale in Augenschein nehmen.

 

Beispiel geschäftliche Belege oder Unterlagen:

Anders verhält es sich noch mit geschäftlichen Belegen und Unterlagen. Wenn Sie Unternehmer sind und eine Rechnung per Post bekommen, müssen Sie diese bis zu zehn Jahre im Original aufbewahren. Sie können diese aber auch als Scan für das Finanzamt zur Verfügung stellen. Erst bei einer Belegprüfung (Steuerprüfung) können die Originale verlangt werden. Und diese Prüfung ist mit mehreren Wochen Vorlauf anzusetzen, sodass Sie alle Belege anfordern könnten.