Digitaler Posteingang

Mit CAYA empfangen Sie Ihre tägliche Post digital.

Unsere Mission: Mit CAYA digitalisieren wir den deutschen Mittelstand. Kommen Sie an Bord. Gemeinsam für noch mehr Erfolg.

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Wie Ihre Post zu uns kommt.

Automatisch per Postweiterleitung oder indem Sie Ihre CAYA Postbox-Adresse an alle weitergeben, von denen Sie Post digital erhalten wollen. Die Postweiterleitung richten wir für Sie ein.

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Wie wir Ihre Post scannen

Ihre Post wird von uns in einem hochstandardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Unsere Scancenter befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.

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Wie wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung stellen

Wir stellen Ihnen Ihre Post tagesaktuell in Ihrem Posteingang in der CAYA Document Cloud bereit. Über neue Post werden Sie via E-Mail oder Push-Benachrichtigung in Echtzeit informiert.

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So kommt Ihre Post zu uns

So kommt Ihre Post zu uns

Damit wir Ihre Post scannen können muss diese zunächst in einem unserer Scan Center in Deutschland zugestellt werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag tag_standart.svg
  • Weitergabe der CAYA-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner
  • Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
  • Tägliche Abholung Ihrer Post durch CAYA bei Ihnen vor Ort
  • Es stehen viele weitere, Individuelle Lösungen zur Verfügung. > Sprechen Sie uns an.
Wann sollte ich welche Lösung nutzen?
Wie funktioniert der Nachsendeauftrag?
Wer richtet den Nachsendeauftrag ein?
Wie funktioniert die CAYA-Postbox-Adresse?
Wie funktioniert das Umrouting?
Wie funktioniert die tägliche Abholung durch CAYA?
Welche individuellen Lösungen stehen zur Verfügung?

So scannen wir Ihre Post

So scannen wir Ihre Post

Sobald Ihre Post im Scancenter eintrifft wird diese für das Scannen vorbereitet, dazu wird Ihre Post zunächst automatisch geöffnet. Nach dem Scannen wird Ihre Post in unserem Kurzzeitarchiv archiviert. Die Schritte im Überblick:

  1. Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet
  2. Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert
  3. Ihre Post wird anschließend in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und später, abhängig von Ihrem Tarif, vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.
Wie lange wird meine Post archiviert?
Wie erhalte ich meine Originaldokumente?
Kann ich mir alle Originale regelmäßig zusenden lassen?
Wie erfolgt die Vernichtung von Dokumenten?
Wie sicher ist der Scanprozess?

ISO zertifiziert

Wir scannen die Post unserer Kunden derzeit in drei Scanzentren. Die hochautomatisierten Prozesse sind ISO zertifiziert und werden regelmäßig von unabhängigen Instituten überprüft.

zertifiziertes IT Service
Management (ITSM)
zertifiziertes IT-Sicherheits-
Managementsystem
zertifiziertes Qualitäts-
managementsystem

So stellen wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung

So stellen wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung

Vom Eingang bis zur Bereitstellung des digitalen Briefs dauert es nur wenige Stunden. Der entscheidende Prozess ist dabei die Übermittlung der Dokumente vom Scancenter zur CAYA Document Cloud:

  1. Übermittlung der Scans vom lokalen Scancenter an die CAYA Platform
  2. Digitale Verarbeitung der Scans inkl. Texterkennung und Datenextraktion
  3. Bereitstellung der Scans auf der CAYA Document Cloud
Wann erhalte ich meine Post?
Wie werde ich über eingehende Post benachrichtigt?
Wie kann ich meine digitalisierte Post abrufen?
Wie lange steht meine digitalisierte Post in der CAYA-Plattform bereit?
Kann ich meine Post auch außerhalb der CAYA-Platform empfangen und weiterverarbeiten?

Mit dem digitalen Briefkasten von CAYA empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost online. In der CAYA Document Cloud verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem Ort. Einfach, verlässlich, effizient. Mit über 20.000 Kunden und einer Bewertung von 4,7 / 5 ★ ist CAYA der führende Anbieter in Deutschland.

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