Digitaler Posteingang

Mit CAYA empfangen Sie Ihre tägliche Post digital. Einfach. Zuverlässig. Bequem.

Von der Postzustellung, über das Scannen bis zur Bereitstellung in der CAYA-Platform. Erfahren Sie, wie der digitale Posteingang von CAYA funktioniert.

Erfahren Sie:
1. Wie Ihre Post zu uns kommt.
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Erfahren Sie:
2. Wie wir Ihre Post scannen
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3. Wie wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung stellen
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So kommt Ihre Post zu uns

So kommt Ihre Post zu uns

Damit wir Ihre Post scannen können muss diese zunächst in einem unserer Scan Center in Deutschland zugestellt werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag tag_standart.svg
  • Weitergabe der CAYA-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner
  • Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
  • Tägliche Abholung Ihrer Post durch CAYA bei Ihnen vor Ort
  • Es stehen viele weitere, Individuelle Lösungen zur Verfügung. > Sprechen Sie uns an.
Wann sollte ich welche Lösung nutzen?
Wie funktioniert der Nachsendeauftrag?
Wer richtet den Nachsendeauftrag ein?
Wie funktioniert die CAYA-Postbox-Adresse?
Wie funktioniert das Umrouting?
Wie funktioniert die tägliche Abholung durch CAYA?
Welche individuellen Lösungen stehen zur Verfügung?

So scannen wir Ihre Post

So scannen wir Ihre Post

Sobald Ihre Post im Scancenter eintrifft wird diese für das Scannen vorbereitet, dazu wird Ihre Post zunächst automatisch geöffnet. Nach dem Scannen wird Ihre Post in unserem Kurzzeitarchiv archiviert. Die Schritte im Überblick:

  1. Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet
  2. Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert
  3. Ihre Post wird anschließend in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und später, abhängig von Ihrem Tarif, vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.
Wie lange wird meine Post archiviert?
Wie erhalte ich meine Originaldokumente?
Kann ich mir alle Originale regelmäßig zusenden lassen?
Wie erfolgt die Vernichtung von Dokumenten?
Wie sicher ist der Scanprozess?

ISO zertifiziert

Wir scannen die Post unserer Kunden derzeit in drei Scanzentren. Die hochautomatisierten Prozesse sind ISO zertifiziert und werden regelmäßig von unabhängigen Instituten überprüft.

zertifiziertes IT Service
Management (ITSM)
zertifiziertes IT-Sicherheits-
Managementsystem
zertifiziertes Qualitäts-
managementsystem

So stellen wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung

So stellen wir Ihnen Ihre Post zur Verfügung

Vom Eingang bis zur Bereitstellung des digitalen Briefs dauert es nur wenige Stunden. Der entscheidende Prozess ist dabei die Übermittlung der Dokumente vom Scancenter zur CAYA-Platform:

  1. Übermittlung der Scans vom lokalen Scancenter an die CAYA Platform
  2. Digitale Verarbeitung der Scans inkl. Texterkennung und Datenextraktion
  3. Bereitstellung der Scans auf der CAYA Platform
Wann erhalte ich meine Post?
Wie werde ich über eingehende Post benachrichtigt?
Wie kann ich meine digitalisierte Post abrufen?
Wie lange steht meine digitalisierte Post in der CAYA-Plattform bereit?
Kann ich meine Post auch außerhalb der CAYA-Platform empfangen und weiterverarbeiten?

Über 10.000 Kunden vertrauen uns bereits. Worauf warten Sie noch?

Mit dem digitalen Briefkasten von CAYA empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost online. In der CAYA Document Cloud verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem Ort. Einfach, verlässlich, effizient. Mit über 10.000 Kunden und einer Bewertung von 4,7 / 5 ★ ist CAYA der führende Anbieter in Deutschland.

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