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Welche Dokumente müssen Sie wie lange im Original aufbewahren?

Nicht alles, was bei Ihnen im Briefkasten landet, muss archiviert werden. Werbesendungen etwa. Diese können Sie sofort entsorgen. Andere Unterlagen hingegen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Diese Dokumente sollten Sie sich von uns direkt zusenden oder in unserem Langzeitarchiv aufbewahren lassen.

Was Sie wie lange aufbewahren müssen, hängt in erster Linie davon ab, ob Sie dies als Privatperson oder als Selbstständiger tun. Für Unternehmer gelten Fristen von bis zu 10 Jahren. Aber auch für Verbraucher gibt es Empfehlungen für die Aufbewahrungsfristen von Originaldokumenten. Manche davon sollten Sie ein Leben lang sicher verwahren.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

 

Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Unternehmer

 

 

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Grundsätzlich gilt: Was auf elektronischem Wege vom Versender verschickt und von Ihnen empfangen wurde, kann auch so verwahrt werden. Der Ausdruck davon gilt nur als Kopie. Verträge und Urkunden hingegen gelten auch für Privatpersonen immer nur im physischen Original.

 

Originale aufbewahren: Ein Leben lang

Folgende Unterlagen sollten Sie Ihr ganzes Leben lang im Original aufbewahren:

  • Standesamtliche Urkunden (Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
  • Ärztliche Gutachten
  • Belege über vorhandenes Wohneigentum

Auch Schul- und Hochschulzeugnisse, Studienbescheinigungen und Nachweise über Berufsabschlüsse und Befähigungen gehören in diese Kategorie. Bedenken Sie auch, dass sich anhand Ihrer Arztunterlagen Ihre Krankengeschichte leichter zurückverfolgen lässt. Dafür reicht aber ein digitales PDF vollkommen aus. Dieses können Sie in unserem Langzeitarchiv jederzeit abrufen.

Tipp: Digitalisieren Sie wichtigen Unterlagen zusätzlich, um gegen Unannehmlichkeiten wie Verlust oder Beschädigung gewappnet zu sein.

 

Originale aufbewahren: Bis zur Rente

Mindestens bis zum Renteneintritt sollten Sie alles aufbewahren, was Ihren beruflichen Werdegang nachweisbar macht. Dazu zählen Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehalts- und Lohnabrechnungen und auch der Nachweis der Sozialversicherung. Haben Sie Erziehungsurlaub in Anspruch genommen, sollten Sie auch diese Belege lange genug aufbewahren, damit es bei der Berechnung der Rente nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Eine gesetzliche Frist gibt es dafür zwar nicht, aber in eigenem Interesse sollten Sie diese Unterlagen langfristig archivieren.

 

Originale aufbewahren: 30 Jahre

Eine 30-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Privatpersonen für Gerichtsurteile, Mahnbescheide (wird vom Gericht versand) und Kreditunterlagen.

 

Originale aufbewahren: Mindestens 4 Jahre

Neuerungen gab es bei der Steuererklärung für Privatpersonen seit 2017: Belege müssen dem Finanzamt nicht mehr automatisch vorgelegt werden. Entsorgen Sie diese aber erst, wenn Sie Ihren Steuerbeleg bekommen haben und dieser auf Ordnungsmäßigkeit und Bestandskraft überprüft wurde. Bis zum Ende der Festsetzungsfrist kann es bei bereits erteilten Steuerbescheiden nämlich noch zu Änderungen kommen. Diese Festsetzungsfrist beträgt 4 Jahre. 6 Jahre müssen Sie Ihre Steuerunterlagen (Steuerbescheide und eingereichte Unterlagen von Steuerpflichtigen) archivieren, wenn im Kalenderjahr Ihre Einkünfte über 500.000 Euro lagen.

Tipp: Ziehen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater zurate, damit Sie keine wichtigen Belege vorzeitig vernichten

 

Originale höchstens 4 Jahre aufbewahren

4 Jahre gilt die Frist zur Aufbewahrung von Kontoauszügen und Überweisungen von Privatpersonen. So lange dauert es, bis Sie mögliche Forderungen abwehren können, weil diese dann verjährt sind. Bewahren Sie die Auszüge also so lange auf, damit Sie im Streitfall eine Zahlung nachweisen können. Bei elektronischen Kontoauszügen gilt: Wurde das Dokument vom Kontoinhaber auf seine Richtigkeit überprüft, gilt es als Nachweis, wenn die Bank den Kontoauszug als unveränderbares PDF erstellt hat. Allerdings gilt der Ausdruck lediglich als Kopie des Originals, deshalb sollten Sie das digitale Original ebenfalls erst nach der Aufbewahrungsfrist löschen.

 

Originale aufbewahren: 3 Jahre

Mietverträge, Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle müssen Sie 3 Jahre lang sicher und im Original verwahren, vorausgesetzt, dass das Vertragsverhältnis beendet ist. Solange Sie ein Angebot in Anspruch nehmen, sollten Sie auch alle Unterlagen dazu behalten. Das gilt ebenso für die Unterlagen Ihrer Versicherung, Finanz- oder Vorsorgeprodukten sowie Mitteilungen Ihrer Versicherungsgesellschaften zu diesen.

 

Originale aufbewahren: Mindestens 2 Jahre

Dass Kaufbelege maximal 2 Jahre aufbewahrt werden sollten, um im Schadensfall eine Verjährungsfrist, Garantie oder Gewährleistungsrechte geltend machen zu können, ist allgemein bekannt. § 14b des Umsatzsteuergesetzes regelt diese Frist für Privatpersonen und auch für Unternehmer, die eine Leistung für ihren privaten Bereich nutzen. Das ist dann der Fall, wenn etwa Handwerkerrechnungen empfangen werden. Hintergrund ist das  „Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“. Bei einem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 500 Euro erhoben werden. Seriöse Handwerker weisen in ihren Rechnungen darauf hin. Bei der Errichtung von Bauwerken (Baupläne und Baugenehmigungen) wird die Frist von 2 auf 5 Jahre ausgedehnt.

In Zivilprozessen und Produkthaftungsfällen sind digitalisierte Kaufbelege nur bedingt zulässig. Es obliegt den Richtern, einen digitalisierten Kaufbeleg als Beweis anzuerkennen. Dazu muss nachvollziehbar sein, wie der Beleg digitalisiert wurde.

Tipp: Behalten Sie in strittigen Fällen Rechnungen solange, bis der Streitfall eindeutig geklärt ist, auch wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Mahnungen brauchen Sie hingegen nicht im Original aufzuheben, sobald Sie der Forderung nachgekommen sind.

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Sonstige Unterlagen

  • Bankkarten, Mitgliedsausweise, Mitgliedsausweise werden stets im Original benötigt und sollten erst entsorgt werden, wenn die Verträge nicht mehr bestehen.
  • TÜV-Berichte müssen mit einer Frist von 3-10 Jahren nach Ablauf des Zertifikats aufbewahrt werden, wenn keine anderen gesetzlichen Bestimmungen gelten.
  • Fahrzeugpapiere (Zulassungsbescheinigungen) sollten ebenfalls im Original verwahrt werden, solange Sie Besitzer des Fahrzeugs sind.

 In welchen Fällen reicht ein Scan aus?

Selbstständige und Unternehmer

Völlig papierfrei geht es nicht für Selbstständige. Und zwar immer dann, wenn ein Dokument in einem Rechtsstreit wichtig werden könnte. Dazu zählen Bürgschaften, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind. Die Gültigkeit solcher Dokumente ist nur erfüllt, wenn alle Wasserzeichen, Siegel, Nieten und Schnüre vorliegen, mit denen sie bei der Ausstellung versehen wurden.

Wirklich streng ist die Pflicht zur Aufbewahrung von Originaldokumenten in wenigen weiteren Fällen. Dazu gehören:

  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Konzernabschlüsse

Diese Pflicht besteht auch dann, wenn diese Dokumente auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind (§ 257 Abs. 3 S. 1 HGB, § 147 Abs. 2 S. 1 AO).

Für andere Unterlagen – mit Ausnahme von Zolldokumenten und Belegen für das Vorsteuervergütungsverfahren nach § 62 Abs. 2 UStDV – sind die Vorschriften weniger streng. Vorausgesetzt, die Dokumente entsprechen auch in ihrer digitalen Form den Grundsätzen ordnungsgemäße Buchführung. Die Wiedergabe oder die Daten müssen bildlich und inhaltlich übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und maschinell ausgewertete werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Sind diese Voraussetzungen erfüllt, besteht keine Notwendigkeit mehr, die Papieroriginale aufzubewahren. Für solche Dokumente eignet sich unser Langzeitarchiv, in dem sie die Kopien mit eigenen Schlagworten versehen und dauerhaft sicher speichern können.

 

Fristen zur Aufbewahrung für Selbstständige

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Originalen variieren je nach Art des Dokuments zwischen 2, 6 oder 10 Jahren. Geregelt werden die Fristen durch das HGB (Handelsrecht), die AO (Steuerrecht) und für digitale Dokumente durch die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff). Die Art des Dokuments bestimmt, welches Gesetz Anwendung findet und damit die Länge der Aufbewahrungsfrist. Ab einem Umsatz von 600.000 Euro bzw. einem Gewinn von 60.000 Euro gilt die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist der Abgabenordnung (AO), die eine Buchhaltung und das Führen von Aufzeichnungen vorschreibt.

Für Selbstständige gelten sehr viel strengere Regeln als für Privatpersonen, wenn es um die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen geht, die Sie mit der Post erhalten. Selbstständige, die zur gesetzlichen Buchführung nach dem HGB verpflichtet sind, müssen eine Aufbewahrungspflicht erfüllen. Diese variiert je nach Art der Unterlagenart. Auch kann es dazu kommen, dass steuerrechtlich relevante Unterlagen über die gewöhnliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden müssen. Dann kann die sogenannte Festsetzungsfrist auf 10 Jahre ausgedehnt werden (§ 169 AO; § 147 Abs. 3 AO). Dies trifft für folgende Dokumente zu:

  • Unterlagen für eine begonnene Betriebsprüfung
  • Unterlagen für eine Steuerfestsetzung nach §165 AO
  • Unterlagen, die für steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen relevant sind
  • Unterlagen, die in einem schwebenden Verfahren oder wegen einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsbelehrung bedeutsam sind
  • Unterlagen, die der Antragsbegründung des Steuerpflichtigen dienen

Für alle anderen Unterlagen gelten die nachfolgenden Fristen.

 

Originale aufbewahren: 10 Jahre

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt laut IHK Berlin (Stand 02. Januar 2018) für folgende Dokumente:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse und Lageberichte
  • Bilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen (Vermerke und Erklärungen bezüglich eines zum Jahresabschluss durchgeführten Umbuchungen)
  • Rechnungen, sowohl ausgestellte als auch empfangene
  • Buchungsbelege

 

Originale aufbewahren: 6 Jahre

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien der abgesandten Briefe
  • sonstige Unterlagen von steuerlicher Relevanz
  • Mietunterlagen nach Ablauf des Mietvertrages

 

Originale aufbewahren: 2 Jahre

Seit dem 01. Januar 2015 besteht für Arbeitnehmer die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit von bestimmten Gruppen. Dazu zählen etwa geringfügig Beschäftigte und auch solche, die in einer der im Schwarzarbeitsgesetz erwähnten Branchen (Baugewerbe, Logistik, Gebäudereinigung etc.) tätig sind. Diese Aufzeichnungen müssen 2 Jahre lang verwahrte werden. Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung kann nach dem Mindestlohngesetz ein Bußgeld mit einer Höhe von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen.

 

Sicherheit und Zugriff digitaler Dokumente

Für digitale Dokumente gelten ebenso hohe Ansprüche an eine sichere Verwahrung wie an Papier. Diese Ansprüche sind von der GoBD geregelt. Werden Papierunterlagen in abschließbaren Aktenschränken zugriffsicher verstaut, gelten für digitale Unterlagen die Richtlinie Resiscan des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Wird GoDB- und Resiscan-konform digitalisiert, sind keine Papieroriginale mehr vonnöten. Eine digitale Version, die Sie in unserem Langzeitarchiv unterbringen können, reicht vollkommen aus.

Selbstständige müssen ihre Geschäftsunterlagen verfügbar halten für die festgesetzte Zeit. Die AO schreibt zudem vor, dass digitalisierte Unterlagen auf eigene Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen muss, die dazu notwendig sind, um die Dokumente lesbar zu machen. Das Finanzamt kann sogar einen Ausdruck verlangen, dessen Kosten vom Selbstständigen übernommen werden müssen (§ 147 AO).

 

Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen

Ähnlich wie bei Privatpersonen ist auch bei Selbstständigen geregelt, in welcher Form sie elektronische Kontoauszüge aufbewahren müssen. Laut Merkblatt der IHK Berlin vom 02. Januar 2018 mit Berufung auf eine Verfügung der OFD Koblenz vom 13. Dezember 2007 müssen Selbstständige elektronische Kontoauszüge auch elektronisch archivieren. Sendet die Bank jedoch zusätzlich monatliche Monatssammelkontoauszüge in Papierform zu, so gilt dies nicht. Dann ist das Papierdokument das Original.

Sie benötigen ein Dokument im Original? Wir schicken es Ihnen gerne zu. Entweder als Sammelsendung oder Sofortsendung. Oder Sie bewahren es einfach und sicher in unserem Langzeitarchiv auf.

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Grafiken: Shutterstock; Piktochart; Flaticon by Freepik from www.flaticon.com; YouGov-Studie in Kooperation mit Statista (Stand 2019)