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Verwalten Sie Ihre Firmenpost bequem digital

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Wir digitalisieren Ihre komplette Post die bei uns eingeht. Abhängig vom Tarif sind dabei unterschiedlich viele Scans im Grundtarif enthalten.
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Wenn Sie mehr Briefe erhalten als in Ihrem Tarif enthalten sind berechnen wir Ihnen je Brief einen Aufpreis. Sie können sich daher sicher sein, dass Sie stets Ihre komplette Eingangspost digital erhalten.
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Kurzzeitarchiv
Ihre physischen Originaldokumente werden von uns kostenlos für einen Monat sicher und abrufbereit archiviert.

In dieser Zeit können Sie die Dokumente jederzeit per Sofortsendung (gegen Aufpreis) anfordern oder sich monatlich als Sammelsendung (kostenlos innerhalb Deutschlands, sofern in Ihrem Tarif enthalten) zusenden lassen.
Sammelsendung
Ihre physischen Originaldokumente senden wir Ihnen auf Wunsch gesammelt monatlich kostenfrei (innerhalb Deutschlands) zu. Für den internationalen Versand fallen Gebühren entsprechend der Preislisten unserer Versandpartner an.
Langzeitarchiv
Gerne archivieren wir Ihre physischen Originaldokumente dauerhaft für Sie. Die Archivierung erfolgt in einem gesicherten Dokumentenarchiv in Berlin, Deutschland.
4,99 € / 100 Briefe
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Sofortsendung
Gerne senden wir Ihnen Einzeldokumente jederzeit kurzfristig zu.

Der Versand für Dokumente aus dem Kurzzeitarchiv erfolgt innerhalb eines Werktags ab Buchung der Sofortsendung.

Der Versand für Dokumente aus dem Langzeitarchiv erfolgt innerhalb von fünf Werktagen ab Buchung der Sofortsendung.
1,19 € / Brief zzgl. Porto
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Monatlicher Preis
Alle Preisangaben sind zzgl. MwSt. angegeben und richtet sich ausschließlich an Unternehmen.

Die Zahlung erfolgt unabhängig von der gewählten Laufzeit stets monatlich im Voraus durch Belastung der hinterlegten Zahlmethode (Kreditkarte oder Lastschrift).
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*Alle Preise zzgl. 19% MwSt.. Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen im Sinne des §14 BGB.
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Telefon, E-Mail oder Twitter – wir sind für Sie da.

Unser engagierter Kundenservice ist persönlich für Sie da. Auf Deutsch und Englisch! Montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr.

Haben Sie noch Fragen?

Wann erhalte ich meine Post?

Sie erhalten Ihre Post in der Regel innerhalb weniger Stunden nach Posteingang in unserem Scancenter. Über den Posteingang werden Sie per E-Mail und - wenn Sie unsere Mobile-App installiert haben - Push Notification informiert.

Was passiert mit meiner Post nach der Digitalisierung?

Nachdem Ihre Post gescannt und Ihnen online zur Verfügung gestellt wurde, wird Ihre physische Post zunächst in unserem Kurzzeitarchiv gelagert und noch mehrere Monate sicher im Scancenter aufbewahrt.

So bleibt Ihnen genügend Zeit zu überlegen, ob Sie bestimmte Sendungen zugeschickt bekommen möchten oder ob sie dauerhaft im sicheren Langzeitarchiv unter Verschluss bleiben sollen. Innerhalb dieses Zeitraums können wir Ihnen die Dokumente jederzeit innerhalb eines Werktags zusenden.

Erst anschließend wird Ihre physische Post in unser Dokumentenarchiv für die langfristige Verwahrung überführt. Die dort gelagerten Unterlagen können Sie trotzdem jederzeit anfordern und bekommen diese auf Wunsch innerhalb weniger Tage zugesendet.

Ist CAYA DSGVO-konform?

Ja, der Service von CAYA ist DSGVO-konform. Datenschutz, Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer digitalen Daten und physischen Dokumente entsprechen in allen Bereichen höchsten Standards. Alle Informationen haben wir Ihnen übersichtlich zusammengestellt:

Sicherheit & Datenschutz bei CAYA

Gerne schließen wir mit Ihnen auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ab. Kontaktieren Sie uns dazu bitte unter [email protected]

Welche Zusatzkosten gibt es?

CAYA ist so konzipiert, dass Sie den Service auch ohne Zusatzkosten zum reinen Abonnementpreis nutzen können. Ergänzend zu den oben genannten Kosten können bei der Nutzung von CAYA optional die im Folgenden aufgeführten Kosten anfallen. Sie werden selbstverständlich stets vor der Buchung eines kostenpflichtigen Services über die anfallenden Kosten informiert.

Einrichtung des Nachsendeauftrags im CAYA-Abonnement
(via Deutsche Post AG; je 12 Monate)
50 €
Porto bzw. Versandkosten
Entsprechend Preislisten von DHL

-> DHL nationaler Versand
-> DHL internationaler Versand
ab 4,99 €

Was geschieht mit meinen Paketen?

Von der Weiterleitung Ihrer Post zu unserem Scancenter mittels Nachsendeauftrag sind folgende Sendungstypen ausgenommen. Diese werden weiterhin bei Ihnen vor Ort zugestellt.

  • Pakete
  • Pressesendungen (z.B. Magazine & Tageszeitungen)
  • Blindensendungen

Sollte dennoch eine Sendung eines der oben genannten Sendungstypen bei uns eingehen werden wir die Vorder- und ggf. Rückseite der Sendung für Sie scannen und Ihnen die Sendung in Ihrem Account anzeigen. Dies bedeutet für Sie, dass wir insofern möglich Sendungen für Sie stets annehmen und Sie in Ihrem Account über den Eingang informieren.

Digitalisiert CAYA gebundene oder getackerte Post?

Von gebundener Post, Magazinen und Broschüren digitalisieren wir in der Regel nur die erste Seite sowie gegebenenfalls die Rückseite. Dies gilt auch für Unterlagen, die wir andernfalls beim Scannen beschädigen würden. Heftklammern und Tackernadeln werden in der Regel entfernt und die Dokumente jeweils vollständig erfasst. Gerne senden wir Ihnen diese Dokumente bei Bedarf auch zu.

Ausgewählte Sendungen, die nicht vollständig gescannt werden, können von Ihnen via Sofortanforderung oder in der optionalen, regelmäßigen Sammelsendung an Sie geschickt werden. Sie können diesen Status bei den entsprechenden neuen Dokumenten in Ihrem Posteingangsbereich sehen sowie die vollständige aktuelle Auflistung Ihrer markierten Rücksendungen im Bereich "Original-Anforderungen".

Wie werden Einschreiben behandelt?

Sämtliche Briefpost inkl. Einschreiben, welche zu CAYA weitergeleitet werden, können von uns entgegengenommen und für Sie geöffnet und digitalisiert werden. Im Scanprozess unterscheiden sich diese Sendungen also nicht von der herkömmlichen Eingangspost.

Die einzige und höchst seltene Ausnahme sind Dokumente, welche mit dem sogenannten Postident-Verfahren verschickt werden.

Wann sollte ich meinen Nachsendeauftrag buchen?

Die Nachsendung Ihrer Briefe durch die Deutsche Post bedarf einer gewissen Vorlaufzeit.

Nachdem Sie Ihrem Account einen Nachsendeauftrag hinzugefügt haben, werden wir diesen an die Deutsche Post und für Berliner Kunden an die PIN Mail AG weiterleiten. Diese benötigen im Schnitt 5 bis 10 Werktage für die Einrichtung und Weiterleitung Ihrer ersten Briefe.

Sollte es in Ihrer Region weitere lokale Anbieter geben, haben Sie die Möglichkeit, bei diesen selbstständig einen Nachsendeauftrag zu stellen. Hierfür können Sie Ihre persönliche CAYA-Postbox-Adresse nutzen.

Wir empfehlen unseren Kunden, Ihren Account und die entsprechenden Nachsendeaufträge mit einem Vorlauf zum gewünschten Startdatum von zwei Wochen anzulegen. Dies ermöglicht es, den reibungslosen Start persönlich überprüfen zu können.

Wichtig: Sollten Sie selbst einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post einrichten oder Ihre Postboxadresse direkt an Ihre Kontakte weitergeben, denken Sie bitte unbedingt an den Adresszusatz inkl. Ihrer Kunden-ID. Die Kunden-ID finden Sie in Ihrem Account im Webportal in den Einstellungen.

Ihr Postboxadresse sieht wie folgt aus:

Vorname, Nachname
AMN Data Solutions #Kundennummer
Glogauer Straße 5
10999 Berlin